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管理中心服務細則(二)

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五、文書行政庶務工作配合

1.郵件、包裏之代繳及代收,一般信件分別放置信箱內,掛號信件代收後,登記並通知受信戶簽領。

2.水電費、瓦斯費之代收繳(在繳納期限內,以實際金額託付),管理費代收、催收、管委會文件之寄送。

3.配合製作財物報表,報表上住戶資料須確實隨時掌握異動。

4.充分了解本社區之規約並宣導,預留備份以供住戶取閱,住戶違反住戶規約等情事時之勸導及協調處理。

5.社區住戶間敦親睦鄰及其他行政事務溝通協調,協助管委會政策之推行,非掣肘、鄉愿引起住戶誤解管委會。

6.社區文件之建檔:

A.住戶資料─機密、完整之全份交組長監管,任何情況下皆不得外洩,區分所有權人資料亦不得外洩。

B.管理員日誌。

C.各式維修單按月分項歸類。

D.公設意見表按月分項歸類。

7.管委會所有會議制成之決議,交付執行時,作成表格式明細(會議紀錄),詳述各項決議項目、辦理情形及預定完成期限,以利管委會查詢。

8.文件、公告、開會通知之製作,委託書之製作及社區會議、管理委員會會議記錄之製作。

9.召開住戶大會時,備妥海報及擴音器及增加現場人員,配合管委會控制會場秩序,有效排除不必要之干擾。

10.確實執行管委會交辦事項或轉達有關單位。

11.裝潢包商之進出管制及施工情形、時間之管制。

12.注意社區周圍環境衛生(含勸導住戶遵守垃圾傾倒之時間),維護大樓外觀之整潔,文件之公佈,應視性質及時效,適時更換,避免張貼過於繁雜。

13.住戶搬入遷出時,請管理員注意其過程,並檢視是否有損壞公設之情形。

14.工作範圍內配合處理住戶委託事項或轉達有關單位以利管委會查詢。

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