五、文書行政庶務工作配合
1.郵件、包裏之代繳及代收，一般信件分別放置信箱內，掛號信件代收後，登記並通知受信戶簽領。
2.水電費、瓦斯費之代收繳(在繳納期限內，以實際金額託付)，管理費代收、催收、管委會文件之寄送。
3.配合製作財物報表，報表上住戶資料須確實隨時掌握異動。
4.充分了解本社區之規約並宣導，預留備份以供住戶取閱，住戶違反住戶規約等情事時之勸導及協調處理。
5.社區住戶間敦親睦鄰及其他行政事務溝通協調，協助管委會政策之推行，非掣肘、鄉愿引起住戶誤解管委會。
6.社區文件之建檔：
A.住戶資料─機密、完整之全份交組長監管，任何情況下皆不得外洩，區分所有權人資料亦不得外洩。
B.管理員日誌。
C.各式維修單按月分項歸類。
D.公設意見表按月分項歸類。
7.管委會所有會議制成之決議，交付執行時，作成表格式明細(會議紀錄)，詳述各項決議項目、辦理情形及預定完成期限，以利管委會查詢。
8.文件、公告、開會通知之製作，委託書之製作及社區會議、管理委員會會議記錄之製作。
9.召開住戶大會時，備妥海報及擴音器及增加現場人員，配合管委會控制會場秩序，有效排除不必要之干擾。
10.確實執行管委會交辦事項或轉達有關單位。
11.裝潢包商之進出管制及施工情形、時間之管制。
12.注意社區周圍環境衛生(含勸導住戶遵守垃圾傾倒之時間)，維護大樓外觀之整潔，文件之公佈，應視性質及時效，適時更換，避免張貼過於繁雜。
13.住戶搬入遷出時，請管理員注意其過程，並檢視是否有損壞公設之情形。
14.工作範圍內配合處理住戶委託事項或轉達有關單位以利管委會查詢。